Définissez vos priorités.

La priorisation consiste à faire le meilleur usage possible de votre temps, de vos compétences et de vos ressources, ainsi que de ceux de vos collaborateurs.

Quand vous trouvez que le travail n’en finit plus (…et que vous mériteriez bien une prime), la priorisation est l’outil qui vous permettra de mieux utiliser votre temps pour des objectifs réellement importants.

La « version de base » est extrêmement simple. Il suffit de déterminer les critères les plus importants pour vous et en accord avec vos objectifs, puis d’utiliser ces critères afin de hiérarchiser les tâches que vous avez à faire.
Vous pouvez, par exemple, décider de travailler sur le projet :

  • Dégageant la meilleure rentabilité,
  • A terminer afin que vos collègues puissent commencer à travailler,
  • Le plus important aux yeux de vos supérieurs,
  • Dont le budget a été validé,
  • Pour lequel vous disposez des bons outils, bonnes informations, etc…

Je vous l’accorde, toutes les situations ne sont pas aussi faciles à résoudre. Il n’est pas rare que nous ayons à choisir parmi un grand nombre de choses semblant aussi importantes les unes que les autres. Voici quelques outils utiles dans la démarche de priorisation du flux de travail.

1. Important vs Urgent.

Situation classique à laquelle nous avons tous été confrontés un jour ou l’autre:

C’est une belle journée, vous faites votre travail normalement, lorsque votre téléphone sonne ou quelqu’un entre soudainement dans votre bureau. La personne est complètement débordée, paniquée et demande votre aide pour s’en sortir.
Vous vous sentez obligé de laisser tomber ce que vous êtes en train de faire pour l’aider à résoudre son problème. Après tout, vous formez une équipe, non ? A fortiori si la personne en question est votre patron: avez-vous vraiment le choix ?

En fait, peut-être l’avez-vous… Vous devez apprendre à vérifier si l’urgence de la personne qui vient de faire irruption dans votre bureau en est réellement une, si elle est en lien avec vos propres objectifs, vos priorités.

Pour ce faire, l’outil ci-dessous s’avère fort pratique. Il s’agit d’un tableau comportant quatre zones sur lesquelles vous devez positionner ce qui est important ou pas et ce qui est urgent ou ne l’est pas.

Important Sans Importance
Urgent Zone I Zone II
Pas Urgent Zone III Zone IV

Dans quelle zone vous inscririez l’essentiel de vos actions de la journée.

Pour une satisfaction personnelle optimale, le moins de stress possible, vous devriez situer la majorité de vos actions dans la Zone III.
Dans ce cas de figure, vous considérez que vous n’êtes pas harcelé par l’urgence, les questions pressantes, mais votre travail est important pour votre organisation. Vous progressez et avancez régulièrement et à la fin de la journée, vous avez le sentiment d’avoir fait de belles choses.

Tout est pour le mieux dans le meilleur des mondes possibles…

En réalité, à quoi passez-vous votre temps…?

Mais à quoi passez vous réellement votre temps dans la vie réelle ? Si vous tentez en permanence d’éteindre les incendies des autres – y compris lorsqu’ils n’ont rien à voir avec vos propres priorités – vous vous retrouvez en Zone II. Tout paraît urgent mais… au fond, n’est pas vraiment très important.

Si vous effectuez toute la journée des tâches routinières, vous êtes dans la Zone IV, votre travail n’est ni important, ni urgent.

C’est une expérience très frustrante: vous vous demandez à la fin de la journée à quoi vous pouvez bien être utile… Ce qui vaut pour les tâches routinières est également vrai pour tout ce qui vous distrait : discuter de banalités avec vos collègues, surfer le net et des tas d’autres pertes de temps improductives.

Et la zone I…?:

Les situations de la Zone I sont toujours importantes pour votre travail, votre entreprise et revêtent un caractère d’urgence élevé.

Peut-être avez vous le sentiment d’évoluer trop souvent régulièrement en Zone I. Les enjeux sont importants pour votre travail et l’urgence est réelle.

Il devient, dans ce cas, primordial pour vous de distinguer ce qui est réellement urgent de ce qui paraît urgent mais ne l’est pas vraiment.

La prochaine fois, avant de tout laisser tomber, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce vraiment important ou simplement urgent pour la personne qui sollicite mon aide ?
  • Quelle sera la conséquence si je refuse de le faire immédiatement ?
  • Mon propre travail en cours n’est-il pas important et/ou urgent ?
  • Quelqu’un d’autre peut-il aider cette personne à ma place ?

Si votre conclusion est que la tâche pour laquelle on vous sollicite n’est ni importante ni urgente, il existe de fortes probabilités pour que quelqu’un d’autre soit plus à même que vous de le faire…

Si la demande émane de votre supérieur, demandez-lui simplement s’il ou elle préfère que vous fassiez votre propre travail important et urgent ou bien celui qu’il ou elle vous propose. Vous lui rappellerez ainsi que vous avez un autre travail important à terminer et qu’il devra attendre si vous répondez à sa demande urgente. Peut-être cette nouvelle mission sera-t-elle confiée à l’un de vos collègues…ou peut être pas. Mais vous serez certain que, à ce moment-là, vous travaillez effectivement sur ce qu’a décidé votre supérieur.

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