Ou en êtes vous avec la gestion du temps?

Auto-Test

Avant d’entrer dans le vif du sujet, je vous propose cette auto-évaluation. Répondez aux questions
suivantes en leur attribuant une note comprise entre 1 et 5 (1 si vous n’êtes jamais dans ce cas, 5 si vous
l’êtes toujours)

Première Partie

1. Je hiérarchise toujours l’importance de mes activités afin de me concentrer sur les plus importantes.
2. Je considère toujours les dates butoir et engagements sans pression
3. Je valide les priorités avec mon patron/mes associés/etc…
4. J’évalue toujours le bénéfice des actions à mener avant de m’engager sur un projet ou une tâche.

Deuxième Partie

1. Je commence toujours par les tâches les plus urgentes.
2. Je sais précisément combien de temps je consacre à chaque tâche.
3. Je connais avec précision l’impact de chacune des tâches que j’accomplis.
4. Je hiérarchise chacune des nouvelles tâches qui me sont affectées en fonction de leur importance.
5. J’établis une liste de priorités chaque jour.

Troisième Partie

1. Je tiens compte des interruptions imprévues dans la planification de mes journées
2. Je reste concentré sur les tâches importantes.

Quatrième Partie

1. Je finis toujours mon travail avant la date limite
2. Je ne demande jamais de délai supplémentaire

3. Je m’en tiens toujours à mon planning quotidien pour terminer ce que je dois faire

Cinquième Partie

1. Je tiens compte du temps nécessaire à la programmation et à la planification
2. Je ménage toujours des temps pour gérer les imprévus
3. Je prévois des pauses durant ma journée

Chacune des sections correspond en fait à une compétence particulière dans la gestion du temps. Voici la liste de ces compétences :

Section 1 – Définir des objectifs
Section 2 – Hiérarchiser et prioriser
Section 3 – Gérer les interruptions et les imprévus
Section 4 – La procrastination
Section 5 – Planifier

Si je reprends l’exemple ci-dessus, je constate que mon point faible est la section 2 : hiérarchiser et prioriser.

Je devrais donc me concentrer sur l’amélioration de cette compétence avant d’envisager de travailler sur les autres.

La suivante serait la section 4 : la procrastination, etc… Mais ce serait une erreur de penser que, parce que c’est le secteur dans lequel j’obtiens le score le plus élevé, je n’ai rien à apprendre sur la gestion des interruptions et des imprévus.

Vous trouverez dans notre espace boutique notre « Petit Guide à l’usage des Gens Pressés – Gérez votre temps« . Il vous propose nombre d’outils destinés à vous accompagner dans votre progression dans toutes ces compétences, quelle que ce soit votre aptitude sur le point considéré.

Votre agenda quotidien.

Un autre moyen d’évaluer votre aptitude à gérer votre temps avec efficacité consiste à conserver une trace de tout ce que vous faites dans la journée.
Pour dresser le tableau précis de votre mode d’organisation, faites l’exercice sur une période, par exemple sur une semaine, ceci vous donnera un aperçu assez juste de votre charge réelle de travail.

Si, par exemple, vous êtes régulièrement surchargés en fin de mois, peut-être voudrez-vous que cette surcharge apparaisse clairement au moment de  votre évaluation, sans qu’elle devienne la seule période d’analyse. Choisissez alors une période à cheval sur une partie de semaine ordinaire et une partie de semaine plus chargée.
Ne choisissez pas non plus une semaine durant les vacances d’hiver, à moins de vouloir mesurer précisément votre organisation durant cette période-là.
Affectez ensuite à chacune des activités de votre liste une note indiquant son niveau de priorité par rapport à tout ce que vous aviez à faire ce jour-là.

Notez « 1 » les tâches à faible priorité, « 2 » pour celles possédant un niveau moyen de priorité et enfin « 3 » pour les hautes priorités.

Votre activité quotidienne pourrait ressembler à ceci :

DATE …… / ……. / ……
Heure de début Heure de fin Durée Totale Activité Priorité
07:00:00 07:05:00 5 min. Ecouter les messages sur mon répondeur 2
07:05:00 08:00:00 55 min. Répondre à mes emails 2
08:00:00 09:30:00 1h 30 min. Préparer le rapport pour le client X 3
09:30:00 09:45:00 15 min. Appel à Eric 1
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